▲會議不是越開越有效，AI協助企業改善討論品質。（圖／取自免費圖庫Pexels）
記者吳立言／綜合報導
隨著遠距與混合辦公成為常態，企業內部會議越來越頻繁，許多工作者的行事曆已被各種「例會」、「週報」、「討論會」填滿。然而，這些會議是否真正提升效率，正成為愈來愈多組織面對的現實問題。
根據微軟近期發布的Work Trend Index報告，現代知識工作者平均每2分鐘 就會被來自會議、郵件或即時通知等訊息打斷，導致無法長時間專注思考或完成深度工作。這種狀態，被研究人員稱為「無限工作日（The Infinite Workday）」，工作看似不斷持續，但效率卻不斷下滑。
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報告亦指出，接近48%的員工 表示自己感受到明顯的「混亂且片段化」的工作節奏，其中「會議過多」被視為主因之一。這也意味著，開太多會，不但無助於提升產出，反而可能壓縮實際執行與決策的時間，降低整體工作品質。
面對這波碎片化危機，企業開始尋求科技協助。包括Microsoft Copilot、Google Meet Smart Summary、Otter.ai、Zoom AI Companion等生成式AI工具，正逐步進入會議流程，從單純的語音轉文字與紀錄摘要，進一步進化為協助釐清主題、提出討論重點、提醒行動項目的「效率守門人」。
例如Microsoft Copilot能在會議中標示重複發言、偏離主題的段落，協助主持人導正節奏；Otter.ai則能自動整理出每位與會者的發言重點與追蹤任務，讓成員不再只是「參與」而能「回應」。這些工具雖不能替代決策，但在資訊整理與節奏控管上，已開始發揮實質影響力。
專家指出，「會議應該是解決問題的手段，不應成為一種例行習慣」。當企業以會議取代討論，以流程掩蓋決策，反而使整體組織效率停滯甚至倒退。AI工具的導入，不只是為了方便紀錄，更是一種反思契機：哪些會議值得開、哪些根本不該存在？
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過去Harvard Business Review亦指出，若企業能實施會議精簡與品質提升策略，整體生產力平均可提升71%，員工參與度亦可提升52%，顯示「聚焦」比「多開」更有助於組織運作。
當AI會議工具日漸成熟，它們雖無法幫你做出決策，但可以提醒你：「這場會議，值得開嗎？」開再多會也沒用，真正影響績效的，是會議的品質與目標感。在碎片化工作日益加劇的今天，效率的守門人或許不是管理者，而是我們選擇怎麼開會、為何開會，以及是否真正需要開這場會。