▲會議過載成新職場病。（圖／取自免費圖庫Pexels）
記者吳立言／綜合報導
根據微軟與Atlassian研究，全球上班族面臨「會議過載」問題日益嚴重，不但影響專注力與創造力，甚至導致離職意願上升。微軟的數據顯示，Teams使用者每週參加會議的時間，自2020年以來已暴增252%，而Atlassian調查指出，一般員工每月參加約62場會議，其中多數被視為「低效」或「不必要」。
在這樣的背景下，企業正寄望人工智慧（AI）能協助減輕會議負擔。包括智慧排程、即時轉錄、會議摘要產出與文件式會議等功能，逐步導入主流會議平台。以微軟Copilot為例，已使用10週以上的用戶中，有37%表示自己參加的會議數量減少。
研究指出，AI工具可帶來以下改善效果：
智慧排程：同步比對多方日程，自動找出最佳會議時間，減少溝通成本。
自動轉錄與摘要：會議紀錄由AI生成，讓與會者專注討論、不需手寫筆記。
非同步參與：會後可透過摘要追蹤決策與待辦事項，避免錯過關鍵資訊。
提升責任歸屬與後續行動力：AI能協助指派任務與設定時限，強化執行力。
洞察與分析：分析企業內部會議模式，協助主管檢視哪些會議真正具生產力。
微軟研究人員Aaron Halfaker更提出「會議即文件」的構想，未來會議內容將轉化為結構化文件，讓人事後更容易瀏覽、引用，也有助於判斷是否需要實際參與會議。
但AI真能解決會議過載嗎？專家也提醒，AI工具若導入不當，可能帶來反效果，包括：
隱私疑慮：部分員工擔憂被錄音、分析對話內容，造成不安與抵抗。
技術障礙：若系統整合不良，反而會造成操作複雜，拖慢工作流程。
過度依賴自動化：AI難以掌握語氣、情緒與文化脈絡，恐遺漏重要訊息。
會議反而變多：部分管理層因「反正有轉錄」，可能濫開會議，反造成負擔。
信任危機：若員工感受到被監控，恐影響溝通坦誠度與團隊氛圍。
因此，AI雖然提供多種工具改善會議生產力，但其成功關鍵仍仰賴企業與個人間的正確認知與使用方式。專家建議：若企業尚未導入AI工具，員工可主動詢問IT部門是否可試行相關應用；若已有工具上線，則應學習如何善用，如設定清楚的會議界線、活用摘要工具等，才能真正減少時間浪費。
