▲隨著AI技術越來越普及，許多聰明的企業和個人業務也開始導入各種智慧工具。（圖／取自免費圖庫Pixabay）
記者吳立言／綜合報導
在節奏快速、講求效率的業務世界裡，每天都有數不清的任務排山倒海而來：撰寫提案、回應客戶問題、整理潛在名單，幾乎沒有喘息的空間。隨著AI技術越來越普及，許多聰明的企業和個人業務也開始導入各種智慧工具，不只加快作業速度，更大幅提升專業度與準確性。
以下是一份跑業務必備的AI工具清單，幫你從提案到客戶追蹤，一次搞定！
※AI 協助製作提案與簡報更精準
利用ChatGPT或Gemini，業務可快速撰寫符合產業語氣的簡報文案，甚至請AI根據資料撰寫市場分析、價值主張與 FAQ 應答。例如：
◎使用ChatGPT，輸入基本市場數據，就能生成市場趨勢分析與競品比較。
◎使用Gemini，快速整理出針對不同行業（如科技、金融、零售）所需的個性化提案內容。
若搭配Canva AI、Tome.app等視覺工具，則能快速產出圖文兼具的提案文件。例如：Canva AI可一鍵自動生成簡報版型與主題圖案，快速套版美化。Tome.app 則能結合AI 寫作與排版，直接完成一份「說故事式」簡報，非常適合提案或發表。
※自動化 Email 與資料整理，節省重工時間
Email回覆與名單管理是業務日常不可或缺的流程。透過AI平台如Superhuman AI、Lavender 或Apollo，可協助生成客製化郵件、追蹤開信情況，並自動分類潛在客戶名單。例如：
◎Superhuman AI：可以根據客戶背景自動調整郵件語氣，如針對「初次接觸」或「已成交客戶」採不同模板。
◎Lavender：提供即時郵件優化建議，比如如何讓主旨更吸引人、如何增加開信率。
◎Apollo：能整合LinkedIn資訊，自動生成精準的潛在客戶名單，並同步進行後續追蹤。
搭配CRM（客戶關係管理）工具（如 HubSpot AI），可進一步記錄互動紀錄，讓後續追蹤更精準，不但能記錄信件往來，還能根據客戶行為自動設定提醒，如「若三天未回覆自動寄出追蹤信」。
※實戰建議：從日常一件事開始導入 AI
初次使用AI可從一項重複性高、耗時的工作著手，例如製作週報、寫會議紀錄或回覆常見客戶提問。舉例來說：
製作週報：可用Notion AI直接整理會議重點與本週進度，減少手動編寫時間。
寫會議紀錄：透過Fireflies.ai或Otter.ai，可自動錄音並轉成逐字稿，還能摘要出重點。
回覆常見問題：使用ChatGPT設定FAQ模板，遇到不同客戶需求時快速呼叫出答案。
隨著熟練度提升，再逐步擴展至簡報設計、名單分析與流程整合。透過AI，業務工作不只是更快，更能更有策略地進行。先讓AI幫你節省這些基礎工序，當熟悉流程後，再慢慢擴展到提案撰寫、資料分析、甚至自動化追蹤流程，效果會更明顯。一步步來，不但能快速上手，還能真正感受到工作品質與策略思維的同步升級！
