▲▼用電腦,求職,示意圖,AI。（圖／取自免費圖庫pexels）
記者吳立言／綜合報導
隨著生成式AI技術逐漸進入企業管理層級，如何提升會議效率、避免「濫用會議」現象，成為組織改革的重要課題。多項國際研究指出，過度開會對企業造成的財務損失與員工疲憊問題已日益嚴重，而一系列AI工具正成為企業改變會議文化的救星。
據國際職場研究平台統計，企業員工每月平均投入31小時參與會議，其中高達一半被視為低效或不必要。高階主管更嚴重，每週多達23小時困在各種會議中，導致決策速度減緩、專注力下降，最終每年恐為全球企業帶來數百億美元的隱性成本。
更有高達71%的員工認為會議「浪費時間」，逾半數在會中心不在焉或處理其他事務，讓會議成效大打折扣。針對多代際組織（如Z世代與X世代共存）的公司而言，若無妥善管理發言比例，更可能因「聲音主導效應」而壓抑創新，每年損失更上看2590億美元。
為改善上述問題，許多企業已導入AI協作工具，以減少會議時間、提升溝通品質。像是Otter.ai、Fireflies等工具具備自動轉錄與摘要功能，可節省會後整理時間，MeetGeek更號稱能協助企業「減少多達50%「的不必要會議。此外，Otter.ai於2025年推出的Otter Meeting Agent，還可即時偵測議程偏離，透過語音互動提醒參與者，有效強化效率與控制會議長度。
產業顧問也指出，雖然AI工具能有效提升會議效益，但如果企業未建立清晰的議程與目標，濫開會問題仍難以根本解決。為了減少不必要的會議，企業應採取以下策略：
會議前檢核機制：使用AI工具審核議程與與會名單，確保每場會議都具有明確目的與必要性。
會中數據監控：追蹤會議中的發言比例，避免單方面主導，並即時標註行動項目，確保討論聚焦。
會後任務整合：即時將會議成果整理並同步至如Notion等任務管理平台，避免重複會議與時間浪費。
長期文化改善：定期檢視會議數量與品質，設立KPI追蹤會議效能，逐步優化會議文化。
通過這些策略的實施，AI工具不僅可以提升會議效率，更能幫助企業從根本改善會議文化，減少不必要的會議時間，進而提升整體生產力。
